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Per Archiviazione Ottica Sostitutiva si intende
la trasformazione degli archivi cartacei in archivi digitali
riversati su supporti ottici non riscrivibili. I documenti
cartacei passano prima per una fase di acquisizione ottica
e la rappresentazione digitale che se ne ottiene viene successivamente
memorizzata su supporto ottico, mentre I documenti formati
all'origine su supporto informatico vengono memorizzati direttamente.
La legislazione italiana, con il D.P.R. 445
del 2000 ha finalmente reso possibile la tenuta di un archivio
totalmente informatico; è quindi, possibile archiviare qualsiasi
tipo di documento, cartaceo o informatico, su supporti ottici
(es. cd-rom) e poter disporre, all'interno della propria azienda,
di un sistema informativo in grado di gestire i documenti
in formato digitale, il tutto conforme con l'attuale normativa.
Infatti L'art. 6, comma 2, stabilisce che "Gli obblighi di
conservazione e di esibizione di documenti, per finalità amministrative
e probatorie, previsti dalla legislazione vigente, si intendono
soddisfatti anche se realizzati mediante supporto ottico purché
le procedure utilizzate siano conformi a regole tecniche dettate
dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione"
Deliberazione AIPA 24/98.
In questo scenario è reso possibile a tutti
i soggetti pubblici e privati di beneficiare dell'archiviazione
ottica dei documenti conservandone tutte le proprietà giuridiche
originarie e garantendone l'opponibilità a terzi, ovvero l'efficacia
probatoria dei documenti.
Vantaggi dell’Archiviazione Ottica
- Drastica riduzione del consumo di carta
- Minore occupazione di spazi necessari all’archiviazione
fisica dei documenti cartacei. Molti metri cubi di documenti
cartacei possono essere trasferiti su un solo Cd-Rom di
pochi millimetri e del peso di pochi grammi.
- Abbattimento dei costi di gestione. Meno locali da adibire
ad archivio e meno personale da utilizzare per gestirlo.
- Circolazione più efficiente dei documenti. Un intero archivio
può essere messo in tasca e trasportato in qualsiasi posto.
Può addirittura essere consultato anche in viaggio, utilizzando
un computer portatile.
- Risparmio dei tempi dell'attività amministrativa ed un
conseguente incremento della produttività.
- Maggiore condivisione dei documenti e maggiore capacità
di accesso ai dati. Lo stesso documento può essere condiviso
e consultato da più persone contemporaneamente in luoghi
diversi.
- Maggiore Riservatezza dei dati. Non tutti possono accedere
liberamente ai documenti, ma solo chi è abilitato.
- Maggiore Inalterabilità dei dati. I documenti non possono
essere manomessi, non si possono più sbiadire, rovinare
o macchiare.
- Miglioramento dell'immagine aziendale. Risposte sempre
pronte e certe, in qualsiasi momento.
Caratteristiche dell’Archiviazione Ottica
- I documenti archiviabili possono essere di due tipologie:
i documenti cartacei e i documenti formati in origine su
supporto informatico.
- Sono consentiti i supporti ottici nei quali il meccanismo
di registrazione preveda una modifica permanente della superficie
del supporto stesso. Pertanto sono supporti utilizzabili
i CD-R, i DVD-R e i dischi Magneto-Ottici True Worm. Non
sono consentiti i supporti riscrivibili.
- I documenti formati all'origine su supporto informatico
vengono trasferiti sul supporto di memorizzazione, senza
passaggio su supporto cartaceo, in un formato conforme allo
standard SGML, oppure in PDF, AFP o Metacode.
- I documenti cartacei occorre distinguere tra documenti
in originale e in copia: per i documenti in copia si effettua
l'acquisizione in formato immagine; per i documenti in originale,
oltre ad effettuare l'acquisizione in formato immagine,
occorre, all'atto della formazione sul supporto di memorizzazione,
adottare il processo di autenticazione.
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Disponiamo di soluzioni che consentono
una completa Gestione Elettronica dei Documenti (GED)
a costi accessibili a tutte le Aziende. Offriamo la
possibilità di attuare un sistema integrato di Archiviazione
Ottica conforme con l’attuale normativa.
Le nostre soluzioni mirano, oltre alla
possibilità di archiviare i tradizionali documenti cartacei
ed elettronici anche a garantire forme più flessibili
ed efficaci di accesso ai dati integrando perfettamente
l’archivio elettronico creato con il sistema informativo
della vostra azienda. I nostri servizi sono rivolti principalmente
a tutte quelle realtà che ricevono, producono e si trovano
a gestire un vasta quantità di documenti. |
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| sistema
di archiviazione ottica |
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La soluzione software si basa su un sistema
conforme con le attuali normative e delibere AIPA. Uno
strumento che, utilizzando un lettore ottico (es. scanner),
permette di trasformare i fogli di carta che compongono
i documenti in veri e propri documenti digitali, in
tutto e per tutto identici all’originale. Il documento
elettronico così ottenuto viene indicizzato ed archiviato
in modo sicuro su supporti ottici. È quindi possibile,
in qualsiasi momento, cercare e consultare direttamente
dal pc qualsiasi dato archiviato in maniera pressoché
istantanea e senza possibilità di errore.
Il sistema oltre a consentire l’archiviazione
ottica di documenti è in grado di gestire diverse tipologie
di input (fotografie, commenti vocali, filmati, files
prodotti da altri programmi, spools di stampa ecc..)
a prescindere dal supporto fisico su cui si trovano
(carta, pellicola, nastro, ecc..). Essendo un programma
modulare e personalizzabile, si adatta perfettamente
alle esigenze di tutti, senza compromessi.
Progettato e realizzato intermante a 32 bit, funzionante
in ambiente Microsoft Windows 95/98/ME/NT/2000/XP. È
realizzato con soluzioni tecniche di programmazione
sofisticate per garantire prestazioni elevate. È versatile,
in quanto sono stati previste molteplici metodi d’archiviazione
capaci di memorizzare milioni di documenti.
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| service
di archiviazione ottica |
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Se non si desidera effettuare alcun
tipo di investimento per dotarsi di un proprio sistema
di archiviazione ottica, Service Net dispone
di un Centro di Servizio Specializzato nella Gestione
Elettronica dei Documenti che fornisce servizi su misura
I servizi offerti dalla Service Net sono :
- Riconversione di archivi di qualsiasi tipo
- Conservazione fisica dei documenti
- Fornitura ed installazione di sistemi di archiviazione
- Trasferimento di materiale cartaceo e spool di stampa
su supporto ottico
- Masterizzazione di Cd-Rom
- Realizzazione di punti di informazione e pubblicazioni
multimediali
La modalità con cui il servizio viene fornito è la seguente:
- Analisi dettagliata delle esigenze più consone alla
realtà del cliente.
- Studio di una o più soluzioni.
- Verifica dell'esistenza di soluzioni simili già
realizzate dal gruppo.
- Definizione delle modalità con
cui si intendono classificare e quindi ricercare i
documenti.
- Presentazione della soluzione più idonea con analisi
dei tempi e dei costi.
- Con la periodicità stabilita si procede al ritiro
dei documenti mediante appositi contenitori (Secret
Box) che assicurano la massima riservatezza.
- I documenti vengono lavorati mediante le fasi di
digitalizzazione, classificazione, memorizzazione
e controllo di qualità.
- Viene fornito il cd-rom contenente l' archivio pronto
per essere consultato su un qualsiasi personal computer.
Il lavoro normalmente viene eseguito
presso il nostro centro specializzato, ma per esigenze
specifiche può essere effettuato anche direttamente
presso il cliente.
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