Si tratta del nuovo sistema di gestione elettronica dei flussi documentali che attraverso l’introduzione delle nuove tecnologie, mira al riassetto della macchina burocratica e, in generale, ad aumentale l‘efficienza negli uffici che ricevono e producono un enorme quantità di documenti. Il protocollo Informatico si caratterizza come la struttura di base sulla quale costruire l'informatizzazione generalizzata ed omogenea dei procedimenti amministrativi, in tutti i comparti che necessitano di maggiore efficienza nei meccanismi di funzionamento.

Nello specifico, l’attività di "protocollazione" è quella fase del processo che certifica provenienza e data di acquisizione del documento, identificandolo in maniera univoca nell’ambito di una sequenza numerica collegata con l’indicazione cronologica. Costituisce pertanto il punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro e le modalità di gestione adottate in merito assumono di conseguenza una importanza fondamentale per migliorare l’efficienza amministrativa.

L’operazione di registrazione di protocollo consiste nella memorizzazione su supporto informatico dei seguenti dati: a) numero di protocollo e data di registrazione del documento spedito e/o ricevuto, generati automaticamente dal sistema; b) mittente (per i documenti ricevuti) o destinatario (per i documenti spediti); c) oggetto del documento; d) impronta del documento.
La registrazione di tali informazioni deve avvenire in forma non modificabile.

Attraverso l’adozione del protocollo informatico si mira a raggiungere i seguenti obiettivi:

• accrescere l’efficienza delle amministrazioni attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali;
• migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa tramite strumenti che rendano possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso alla documentazione amministrativa da parte dei soggetti interessati.

In altre parole, Il "Protocollo Informatico" si caratterizza come un servizio di certificazione (certifica l'ingresso o l'uscita di un documento), di catalogazione (organizza i documenti in categorie) e di directory (è una banca dati su cui è possibile trovare qualunque documento).

Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione
Le nuove norme, prevedono un protocollo unitario e distribuito di tipo informatico, organizzato per Aree Organizzative Omogenee. L’impegno dell’Autorità sul tema della gestione automatizzata dei flussi documentali e sul protocollo informatico, oltre a configurarsi in una considerevole attività di regolamentazione tecnica, ha portato nel corso degli ultimi anni alla realizzazione di significativi contributi, quali lo studio di "prefattibilità" GEDOC e le recenti "Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni", e nel contempo alla realizzazione di un sito dedicato al tema: Sistema Informativo di supporto all'Automazione del Protocollo

L'impegno dell'Autorità si è concretizzato negli ultimi anni attraverso numerose iniziative, che hanno portato alla stesura del DPR 428-98 per la tenuta del protocollo informatico da parte delle amministrazioni. Il 31 ottobre 2000 sono state approvate le regole tecniche (DPCM 31 Ottobre 2000) previste dal DPR 428-98. Il decreto contiene gli elementi per la integrazione del protocollo informatico con la firma digitale e la posta elettronica rendendo le amministrazioni maggiormente efficienti attraverso l’eliminazione dei registri cartacei.

Le norme di riferimento sono il

Deliberazione 4/2005, 17 febbraio 2005 Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico.

DPR 428/98 (regolamento attuativo) e il regolamento tecnico (in fase di approvazione), oltre alle norme sul documento informatico (DPR 513/97 e DCM 8/2/99) e sull'utilizzo dei supporti ottici (del. AIPA 24/98)

DPR 445/00
Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.

CIRCOLARE n. AIPA/CR/28, 7 maggio 2001 (Necessario Acrobat Reader)
Articolo 18, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272, recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.

Regole tecniche sul protocollo informatico previste dal DPR 428-98 approvate dall'Autorità nell'adunanza del 2 dicembre 1999

Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999
Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni.

Decreto del Presidente della Repubblica del 20 ottobre 1998, n.428
Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica

Legge 15 marzo 1997, n.59
(in Suppl. ordinario n. 56/L, alla Gazz. Uff. n. 63, del 17 marzo). Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa.

Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513
(Gazz. Uff. n. 60 del 13 marzo 1998). Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n.59.

Decreto del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999
(Gazz. Uff. n. 87 del 15 aprile 1999). Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513.

Deliberazione 24/98, 30 Luglio 1998
Art. 2, comma 15, della Legge 24 dicembre 1993, n° 537: Regole tecniche per l’uso di supporti ottici